Je kent het gevoel wel: Je hebt het ontzettend druk en je lijst met actiepunten wordt maar langer en langer. Als ondernemer komt er nogal wat op je af: administratie, netwerken, klanten tevreden maken en houden, en als je onderneming groeit krijg je mogelijk ook met personeel te maken. Al je actiepunten en reminders houd je bij op geeltjes, of op een notitieblok, in je agenda en in je smartphone.
Hoe lekker voelt het om aan het einde van de dag te zien dat je wat van je punten hebt weggewerkt? Vooral als je ze ontzettend belangrijk vond, of er als een berg tegen op zag. Maar waarom hebben we eigenlijk to-do lijstjes? Hoe zorg je voor meer vinkjes? Met andere woorden: hoe kunnen we onze productiviteit verhogen? Je vindt de antwoorden in dit blog.
Ritueel of Methode
Hoe houd jij bij wat je vandaag en morgen allemaal moet doen? Lijstjes zijn een heerlijke manier om je hoofd leeg te maken en ervoor te zorgen dat je zaken niet vergeet. Ze zorgen voor orde en structuur, iets om aan vast te houden gedurende de dag. De ene keer wel wat meer dan de andere keer. Om het jezelf gemakkelijk te maken, is het handig om volgens een bepaalde methode te werk te gaan. Dat kan een ritueel zijn dat je zelf bedenkt of een methode waar je trainingen voor kunt volgen. J
Je eigen ritueel
Heb je geen interesse in officiële methodes op dit gebied, bedenk dan hoe je voor jezelf strutuur kunt creëren als het om je to-do lijst gaat. Je eigen ritueel zou kunnen zijn:
- ’s Avonds na het eten ga je zitten en bedenk je wat je de volgende dag wilt gaan doen.
- Aan het eind van de ochtend bekijk je hoe ver je bent met je actiepunten en welke je vandaag nog echt wilt afronden.
- Voor het eind van de dag zorg je dat je lijstje helemaal is bijgewerkt, om vervolgens na het eten je planning van de volgende dag te maken.
- Eén keer per week verzamel je al je notities en voeg je ze samen tot 1 grote to-do lijst waar je je actiepunten vandaan haalt.
Door volgens hetzelfde ritueel te werken creëer je rust en ruimte voor jezelf.
Getting things done
Heb je behoefte aan meer structuur en een echte methode? Een bekende methode is Getting Things Done van David Allen. Op de website hiervan, staan de 5 stappen die je begeleiden in het maken van een actielijst. Heel handig als je vast bent komen zitten en een duwtje in de juiste richting nodig hebt. Online kun je ook de Quick Reference Card vinden van deze methode. Het geeft je voorbeelden van mappen (of lijsten…) die je kunt gebruiken om je acties te organiseren.
De 1 - 3 - 5 regel
Een andere manier om je to do een Tadaa te maken, is the 1 – 3 – 5 regel. Als je op Google naar deze methode op zoek gaat, zorg er dan wel voor dat je naar 1 – 3 – 5 zoekt en niet andersom, want dan krijg je informatie over het vergroten van je spierkracht. Ook interessant natuurlijk, maar heeft niet echt iets met to-do lijstjes te maken. De 1 – 3 – 5 regel of methode is erg simpel. All je actiepunten staan op 1 grote to-do lijst Elke dag plan je 1 grote taak, 3 middelgrote taken en 5 kleine taken vanuit je grote lijst. Dit geeft je de mogelijkheid om ze allemaal af te ronden, maar tegelijkertijd genoeg ruimte om ad hoc zaken op te pakken. Een variatie op deze methode is de 3+2 regel. Hierbij staat de 3 voor grote taken en 2 voor kleine to-dos. Als je naar deze website gaat, kun je je taken volgens deze methode bijhouden. Deze methode houdt je lijst lekker simpel.
Kan Kanban dan?
Een laatste methode voor nu is Kanban. Het is een methode die in een fabriek is ontwikkeld om het productieniveau omhoog te krijgen van een automerk. Het blijkt echter dat je het op veel meer manieren kunt toepassen. Ik heb zelf veel gehad aan het boek “Kanban in de praktijk” van Sam Laing en Karen Greaves. Kanban visualiseert je to-do lijst, je ziet waar je bent met je acties in het proces en hoe snel ze gaan. Een Kanbanbord bestaat uit een aantal kolommen, maar heeft tenminste “Nog te doen”, “Bezig” en “Af!”. Je actiepunten bewegen door de kolommen, van “Nog te doen” via “Bezig” naar “Af!”.
De kolommen op een Kanbanbord om je to-do lijst te visualiseren.
Daarom heb je een to-do lijst
Dus waarom hebben we to-do lijstjes? Samenvattend, als je één van deze methodes gebruikt, is het waarschijnlijk dat je je beter kunt focussen op wat er gebeuren moet. Het helpt je om grote taken in kleine stukjes te delen, waardoor je beter prioriteiten kunt stellen en zelfs af en toe wat rust kunt inbouwen
Uiteindelijk heb je een to-do lijst om:
- Je hoofd leeg te maken
- Structuur te brengen in je actiepunten
- Ervoor te zorgen dat je niks vergeet, of in elk geval zo min mogelijk
- Af en toe eens goed te kijken wat je ECHT moet doen, en wat misschien nog even kan wachten of eigenlijk helemaal niet nodig is
- Je voortgang te zien als het gaat om actiepunten
- En natuurlijk uiteindelijk je productiviteit te vergroten!
Aan de slag
Wat is jouw plan om je to-dolijst onder controle te krijgen? Heb je hulp nodig bij het verzamelen van je punten of er een goede structuur in te krijgen, roep dan de hulp in van Miss Assistant. Wij kunnen je actiepunten samenvoegen en categoriseren. Scheelt je weer een actiepunt! Neem vandaag nog contact met ons op.
In mijn volgende blog vertel ik je hoe je dan te werk gaat, want uiteindelijk is dat toch wat je wilt!