Arthur heeft een bedrijf op het gebied van bouwkunde en civiele techniek. Op dit moment doet hij meerder projecten in en rondom Utrecht. Toen we een gesprek hadden over aandelen die interessant waren, kregen we het over mijn bedrijf. Nadat ik had verteld wat ik wil en kan en hoe ik dat voor ogen had, vertelde hij me dat zijn facturatie nogal wat tijd in beslag nam, en dat hij daar een oplossing voor zocht. Daarnaast was hij zijn logo zat en wilde daar iets nieuws voor in de plaats. Zou ik hem daarmee kunnen helpen? Jazeker, heel graag zelfs!

Een nieuw logo

Hij liet me zijn bestaande logo zien, en vertelde me wat voor kleuren hij voor ogen had. Dit, tezamen met hoe ik hem ken en de industrie waarin hij werkzaam is, gaven mij voldoende inspiratie om aan de slag te gaan. Ik had instructies geschreven hoe je dit het beste kunt aanpakken, terug te vinden op de website, dus ik kon dat gelijk in de praktijk brengen. De steekwoorden voor het logo zijn: weg en wegwerkzaamheden, kracht, betrouwbaarheid en kwaliteit. Ik heb Canva gebruikt voor de ontwerpen, en heb hem vervolgens een aantal opties gegeven. Om zijn keuze te vergemakkelijken, kreeg hij niet alleen de logo’s als voorbeeld, maar ook hoe dat er op een visitekaartje en een factuur uit zouden zien. Nadat Arthur een keuze had gemaakt, heb ik zijn nieuwe visitekaartjes besteld.

 
Vervolgens is zijn nieuwe huisstijl doorgevoerd op templates voor zijn brieven, facturen en handtekening van zijn e-mails. En er komt vast een dag dat het ook gebruikt gaat worden op zijn toekomstige website. 

Van rekenmachine naar Excel

Naast een nieuwe huisstijl, wilde Arthur ook zijn facturatieproces versimpelen. We zijn samen gaan zitten om te kijken hoe hij het zelf deed, en wat hij precies nodig had om het goed te laten verlopen. Hij gebruikte een systeem om zijn uren in bij te houden, Word om een factuur in te maken, een rekenmachine om alles op te tellen, en kopieerde de geprinte factuur op briefpapier. En dit kopietje werd dan gescand voor de klanten die zijn factuur digitaal willen hebben. Tsja, dat kon wel wat eenvoudiger. 

Overzicht, daar gaat hem om

Met wat tegenzin gaf Arthur mij de facturen die hij de maanden ervoor verstuurd had. Hij vond het nogal wat om die informatie zomaar te delen. Gelukkig heb ik hem duidelijk kunnen maken, dat ik dat soort informatie niet deel, zelfs niet met mijn partner. Met deze informatie ben ik een spreadsheet gaan bouwen dat hem de mogelijkheid geeft om zijn gewerkte uren in bij te houden en zijn facturen in te maken. Verder moest het helpen met het bijhouden van de betalingen. Daarnaast had ik zelf nog wel wat extra handigheidjes in gedachten, om een aantal zaken makkelijker te maken. 

Na een tussentijdse check om te zien of ik op de goede weg was met hetgeen ik voor hem had gemaakt, konden we samen kijken of het voor hem werkte. De handleiding moest hem door het proces begeleiden, zodat hij ook zonder mijn hulp het sheet zou kunnen gebruiken. We liepen tegen nog wat compatibiliteitsissues aan tussen mijn Windows Excel en zijn Macbook, maar die hebben we kunnen oplossen. Na de laatste aanpassingen kan Arthur het sheet gebruiken voor zijn facturatie, het bijhouden van de betaalde en openstaande facturen. Daarnaast heeft hij een overzicht van de omzet per periode en per klant en een totaal van de gerekende BTW voor zijn eigen aangifte. Hij is er mee gestart en toen… Met het overzicht heeft hij zijn informatie op één plek en bespaart hij 8 à 10 uur op zijn facturatie in de maand. Daarnaast is de overdracht naar de boekhouder vereenvoudigd.

@Arthur: dankjewel voor het vertrouwen en de kans! 

Zou jij ook zaken in je administratie vereenvoudigd willen hebben? Of liever helemaal uit handen geven? Neem dan contact op en we gaan de mogelijkheden bekijken. 

Volg Miss Assistant via LinkedIn,  Instagram, en Facebook.