Steen, papier, schaar

Om al je actiepunten op een steen te schrijven, is waarschijnlijk een beetje te ver gezocht. Maar dan papier… Daar kan ik zo blij van worden. Mooi papier, pennen die lekker schrijven, een houder met mooi geslepen potloden: alles om het werk makkelijker en aantrekkelijk te maken. Houd je, net als ik, van roze en goud, dan kan ik je de werkplanner van Paper Time aanraden. Het is een agenda en planner en projectendossier in één. Je kunt de onderdelen bijvullen wanneer je door je bladzijden heen bent, en aanvullen met losse to-do lijstjes. Door het aan- en bijvullen houd je al je informatie en actiepunten bij elkaar en is het makkelijker om overzicht te houden. Daarnaast zijn er ook bijpassende kladblokken, overlegblokken en andere handige producten beschikbaar. Op de site staat uitgelegd hoe je de producten optimaal gebruikt.

Ben je niet zo van het roze? In je online of lokale kantoorboekhandel hebben ze alle mogelijke kleuren notitieblokken en planners.

Een bord

Wil je liever staand je actiepunten bijhouden? Ga dan voor een whiteboard! Je kunt er heel makkelijk een Kanbanboard van maken, door er verschillende kolommen op te maken. Een prikbord kan natuurlijk ook. Benoem je kolommen naar de processtapen waar je je actiepunten doorheen laat lopen. Door middel van post-its of losse blaadjes met de actiepunten er op geschreven, houd je je actielijst en de voortgang ervan bij door ze door de kolommen te verplaatsen. In dit blog lees je meer over de Kanbanmethode.

Ga digitaal en gebruik een app

Wil je je lijst liever online houden, zodat je er zowel vanaf je telefoon als vanaf je laptop bij kunt, dan is Google Keep een fijne oplossing. Je kunt checkboxen toevoegen aan je items, die naar beneden worden verplaatst als je ze hebt aangevinkt. Zo houd je je lijst up-to-date en schoon. De lijst(en) kun je ook delen met andere mensen, mocht dat nodig zijn. Je kunt de lijsten verschillende kleurtjes geven om ze direct te herkennen als je de app opent.

De oplossing van Microsoft is OneNote. Ook deze applicatie kun je online bekijken, bewerken en delen met andere mensen. Er zitten echter veel meer mogelijkheden op deze lijsten dan die van Google Keep. Je kunt meerdere secties maken in 1 lijst, en informatie over bepaalde punten toevoegen zoals foto’s of andere bestanden. Er is zelfs de mogelijkheid om te tekenen. Op YouTube zijn tutorials te vinden over het gebruik van OneNote. Op die manier kun je OneNote optimaal benutten, het is zonde om bepaalde mogelijkheden niet te gebruiken omdat je ze niet kent.

Trello en Any.do

Een vergelijkbare online tool is Trello. Je maakt borden en lijsten en deze kun je delen met anderen. Je kunt kleuren aanbrengen, acties toewijzen, extra informatie toevoegen. Soms kan het wat overweldigend zijn, maar het wordt makkelijker naarmate je er meer mee werkt. Trello is een mooie oplossing om Kanbanborden te maken. De lijsten zijn je kolommen en de kaarten je acties. Er zijn ook over Trello veel tutorials te vinden, om je te helpen zo het meeste uit de tool te halen.  

Tenslotte, is er de Any.do app. Ook deze app kun je zowel op je laptop als op je telefoon openen. Je kunt een account aanmaken met je e-mailadres of het laten koppelen aan Google of Facebook account. Het is een overzichtelijke app, die al wat standaardlijsten voor je aan heeft gemaakt. Wil je echter van alle mogelijkheden gebruik maken, moet je betalen om deze te upgraden.

Nog een paar tips

Tot slot nog een paar tips:

• Zorg ervoor dat je actiepunten ook écht actiepunten zijn en niet vage toekomstdromen. Zeker als je je actiepunten deelt met andere mensen, moeten ze wel precies weten wat ze moeten doen. 
• Maak de acties zo “klein” mogelijk, dan zijn ze het duidelijkst en daarmee behapbaar. Je kunt sneller afvinken en hebt dus sneller het gevoel dat je flink wat gedaan hebt. 
• Categoriseer actiepunten die bij elkaar horen. Maak het overzichtelijk door ze bijvoorbeeld dezelfde kleur te geven, zodat je het overzicht behoudt.
• Laat iemand anders  eens naar kijken naar je actielijsten en overzichten. Zo krijg je feedback en tips wat je anders zou kunnen doen, wat je nog meer kunt doen of juist kunt overslaan.